Skuteczna komunikacja przez telefon: telekonferencja jak zrobić?

Nie ma sensu walczyć z wiatrakami. Telekonferencje na dobre zagościły do życia firm i codzienności, odpowiedzialnych za nie osób. Zamiast starać się przekonać partnerów biznesowych, że lepiej spotkać się osobiście, o wiele rozsądniej będzie zatem pochylić się na zagadnieniem: telekonferencja jak zrobić ją porządnie. Otóż w pierwszej kolejności należy zadbać o odpowiednie warunki do rozmowy. Służy temu chociażby wcześniejsze ustalenie takiego telefonicznego spotkania. W ten sposób każdy uczestnik ma czas na przygotowanie się pod względem merytorycznym, ale także technicznym. Przykładowo nie wyjdzie na lunch i nie będzie odbierał telefonu, przechodząc obok głównej miejskiej ulicy.

Ustalenie szczegółów

Połowa sukcesu to wyeliminowanie tak zwanego szumu telekomunikacyjnego. Liczy się nie tylko ustalenie konkretnej daty, ale również godziny. Co więcej, konferencja to skuteczna forma komunikacji tylko wówczas, kiedy rozpocznie się i zakończy w ustalonym wcześniej czasie. W przeciwnym wypadku nie ma to sensu i zawsze któryś z uczestników będzie niezadowolony. Liczy się tu także osoba, która podejmie się poprowadzenia telekonferencji. O ile może brać w niej udział nawet kilkadziesiąt osób, to jednak musi być jeden organizator. Wtedy najlepiej zaznajomic się z hasłem: telekonferencja jak zrobić

Dobra organizacja

Człowiek odpowiedzialny na utrzymanie porządku, ale również dbanie o szczegóły. Takie, jak chociażby notatki ze spotkania. Pod tym względem telekonferencja niewiele różni się od innych spotkań służbowych. Zanim zacznie się zasadnicza część konferencji przez telefon warto sprawdzić, kto jest obecny i odnotować nieobecności. W prawidłowym przeprowadzaniu konferencji oraz utrzymaniu porządku pomaga także nakreślenie na wstępie harmonogramu. Może się to wydawać zbyteczne, ale ma ogromne znaczenie. Nie tylko przy dużych telekonferencjach, ale także podczas omawiania kwestii przez zaledwie dwie strony. Już na początku należy też wymagać przedstawienia się od każdego z uczestników i to za każdym razem, kiedy zechce on zabrać głos. Bynajmniej nie jest to strata czasu, ale sposób na uniknięcie chaosu, a odpowiedź telekonferencja jak zrobić nie jest taka trudna.