Czy program do DMS pozwoli Ci skutecznie zarządzać firmową dokumentacją?

Otworzyłeś własną firmę i zastanawiasz się, w jaki sposób przechowywać papiery? Czy lepiej mieć jedynie papierowe wersje dokumentów, a może warto postawić też na te elektroniczne? Przeczytaj ten artykuł i sprawdź, które rozwiązanie jest lepsze oraz co to jest program do DMS.

Elektroniczne kontra papierowe wersje dokumentów

Nie od dziś wiadomo, że w każdej firmie są po prostu niezbędne dokumenty, które każdy właściciel musi mieć w papierowej wersji. Jednak czy to oznacza, że nie warto stawiać na elektroniczne pliki? Oczywiście, że nie. Warto w firmie przechowywać elektroniczną dokumentację. Dzięki temu rozwiązaniu będziesz mieć wszystkie pliki w jednym miejscu i praktycznie pod ręką. W zależności od sposobu przechowywania plików, na który się zdecydujesz, masz też możliwość wglądu do całej dokumentacji swojego przedsiębiorstwa niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz. W ten sposób nie musisz wychodzić z domu, by mieć wszystkie papiery „pod ręką” lub też na swoim wypoczynku możesz sprawdzać najważniejsze informacje z życia firmy. To bardzo wygodne i praktyczne rozwiązanie. Plusem elektronicznej dokumentacji jest też porządek, jaki panuje w papierach. Ta organizacja znacznie ułatwia pracę i powoduje, że wystarczy kilka chwil, by znaleźć odpowiednie pliki. W tym celu należy mieć odpowiedni program, jak np.: program do DMS, w którym wpisujesz słowo-klucz. Po paru sekundach masz już dostęp do potrzebnego Ci dokumentu.

Program do DMS –czy warto na niego stawiać?

Zarządzanie dokumentami nie jest prostym zadaniem, ale niewątpliwie w tym pomaga program do DMS, który jest częścią systemu JIRA. Sama JIRA to platforma biznesowa, której głównym zadaniem jest usprawnienie przepływu informacji. Wróćmy jednak do meritum sprawy. DMS, czyli Document Management System, nie tylko pozwala na tworzenie nowych dokumentów, które są w wersji elektronicznej, ale też pomaga w importowaniu papierowych oryginałów bezpośrednio ze skanera. Poza tym elektroniczny obieg dokumentów pozwala na tworzenie dostępów. Dzięki temu masz pewność, że tylko uprawnieni pracownicy będą mieli wgląd do ważnych dokumentów. Samo przeszukiwanie bazy jest niezwykle proste. Warto na sam koniec wspomnieć, że dokumenty, które będą w systemie JIRA, mogą zostać zintegrowane z systemem ERP. Dzięki temu m in. zaksięgowany wniosek urlopowy od razu pojawi się w aplikacji kadrowo-płacowej.